Закрытая часть системы

Закрытая часть системы предназначена для собственно автоматизации работы сотрудников, занимающихся размещением муниципальных заказов.

Процесс размещения муниципального заказа выглядит следующим образом:
1. Сотрудник комиссии собирает со школ, больниц и других бюджетополучателей заявки на приобретение товаров. Товары унифицированы, например, «компьютер школьника» или «лазерный принтер», но существуют и неунифицированные заявки, например, «доска мультимедийная».
2. Собрав достаточное количество заявок, сотрудник формирует лоты для закупки. За счет объединения заявок от всех бюджетополучателей получается очень большая партия, например, сто компьютеров, пятьдесят принтеров и мультимедийная доска. При оптовом заказе такого количества техники можно получить заметную скидку.
3. Для определения текущей цены на унифицированные товарные позиции привлекаются проверенные поставщики, с которыми заключается специальное соглашение. Каждую неделю поставщики указывают свою цену на товар, соответствующий унифицированной товарной позиции. Среднее арифметическое всех цен поставщиков и является ценой товарной позиции на неделю.
4. Сформированные лоты определяют, сколько и какой техники нужно поставить. Сотрудник комиссии объявляет закупку, и поставщики начинают подавать заявки на участие в ней в пределах установленного срока.
5. После этого определяется поставщик-победитель (обычно это поставщик, предложивший самые льготные условия), информация о котором публикуется в официальных источниках.
6. Завершающим этапом (и обязательным условием) закупки является заключение договоров между поставщиком-победителем и каждым бюджетополучателем. В рамках одной закупки их может быть несколько десятков, а то и сотен. Ясно, что сформировать вручную такое количество договоров очень сложно, а то и практически невозможно.
Для того, чтобы оптимизировать работу на каждом этапе процесса, и потребовалась разработка автоматизированной системы «Муниципальный заказ».

Разработанная нами система позволила автоматизировать работу на всех этапах процесса муниципального заказа:

1. Сбор унифицированных заявок максимально облегчен – просто нужно выбрать требуемые товарные позиции из списка всех возможных товарных позиций. Подача неунифицированных заявок упрощается благодаря специально разработанной форме для подробного описания товара.

2. Реализована возможность еженедельного обновления цен на каждую товарную позицию самими поставщиками, что позволяет всем участвующим в процессе работать с постоянно актуальными ценами.

3. На страницах закупок содержится полная информация, включающая сведения о точном наименовании и количестве заказанных товарных позиций, об общей стоимости закупки.

4. В системе содержится список всех поставщиков, изъявивших желание участвовать в торгах.

5. В системе содержится полная информация о выставленных на торги лотах: количество заказанных товарных позиций в рамках лота, статус лота и т.п.

6. После торгов, как это определено федеральным законом, в системе размещается информация о поставщике-победителе.

7. Система автоматически формирует договоры между каждым бюджетополучателем и поставщиком-победителем. В систему включено несколько настраиваемых шаблонов договоров.

8. Система предоставляет все необходимые отчеты – от простого списка заявок и их статусов для бюджетополучателей до статистических выборок по всем заявкам за месяц во всевозможных разрезах.

Тщательно проработанный интерфейс позволяет лекго ориентированться в системе, что хорошо иллюстрирует приведенная ниже страница с информацией о закупке и лоте.

При разработке необходимо было учесть, что в процессе муниципального заказа участвует несколько категорий сотрудников, выполняющих четко определенные функции. Поэтому система «Муниципальный заказ» содержит восемь профилей: для сотрудников бюджетополучателя, главного распорядителя бюджетных средств, комиссии, финансовой службы и т.п. После ввода уникальных логина и пароля каждый пользователь, выполняющий конкретные функции, получает возможность работать только «в заданных рамках».

Публикации о проекте

Деловой квартал. Как автоматизировали муниципальный заказ

http://nsk.dk.ru/news/kak-avtomatizirovali-municipalnyj-zakaz-236653389